Raditya Rainard Kusuma
Junior Data Analyst | System Analyst | Design Database ERD and Querying SQL Database | Tableau
- Reply rate:
- -
- Availability:
- Hourly ($/hour)
- Age:
- 25 years old
- Location:
- Jakarta, Jakarta, Indonesia
- Experience:
- 1 year
Polytron Learning Management System
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Functional Specification Document
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Version 1.0
Page 1 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
1
Version & Approvals
Version: 1.0
Name
Written by
Raditya Rainard Kusuma
Reviewed by Antonius Haryo Ardianto
Adhi Krisna Dermawan
Approved
and
authorised by
Organization Signature date
HR
HR
HR
HR
HR
Signature
Version Comment
1.0
Initial
2
Document Resources
Document
Comment
Other Resources:
3
Table of Content
1
Version & Approvals .............................................................................................................. 2
2
Document Resources ............................................................................................................... 2
3
Table of Content ...................................................................................................................... 2
4
Related documents ................................................................................................................... 5
5
Background .............................................................................................................................. 5
6
BPMN ...................................................................................................................................... 5
7
Use Case Diagram ................................................................................................................... 7
8
Activity Diagram ..................................................................................................................... 8
8.1
Input Kompetensi.......................................................................................................................... 8
8.2
Sinkronisasi Data Karyawan .......................................................................................................... 9
8.3
Menyusun Program IDP .............................................................................................................. 10
8.4
Membuat rencana pelatihan E-Learning .................................................................................... 11
8.5
Mendaftarkan rencana pelatihan ............................................................................................... 12
8.6
Mengirimkan undangan pelatihan .............................................................................................. 13
Page 2 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.7
Menerima undangan pelatihan
14
Page 3 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.8
Mempersiapkan kelas pelatihan
15
9
GUI Design and Process Flow............................................................................................... 20
10 Testing Scenario .................................................................................................................... 51
11 Hardware and Infrastructure Requirement ............................................................................ 51
12 Glossary of Terms ................................................................................................................. 51
Page 4 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
4 Related documents
Component Name (with link to the document)
Business
Requirement
5
Description
Background
Saat ini proses pelatihan masih manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
dari proses pengajuan sampai permintaan pelatihan sehingga diperlukan suatu system untuk
mempercepat proses tersebut secara digital. Dan juga dengan adanya Learning Management
System trainer dan HR bisa lebih mudah dalam mengatur jadwal pelatihan para karyawan
Polytron.
6 BPMN
Penyusunan IDP Spesial
Page 5 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Individual Development Program (HR & non HR)
Page 6 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
7
Use Case Diagram
Page 7 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8
Activity Diagram
8.1 Input Kompetensi
Page 8 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.2 Sinkronisasi Data Karyawan
Page 9 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.3 Menyusun Program IDP
Page 10 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.4 Membuat rencana pelatihan E-Learning
Page 11 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.5 Mendaftarkan rencana pelatihan
Page 12 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.6 Mengirimkan undangan pelatihan
Page 13 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.7 Menerima undangan pelatihan
Page 14 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.8 Mempersiapkan kelas pelatihan
Page 15 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.9 Melakukan kelas pelatihan
Page 16 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.10 Melakukan Proses Penilaian
Page 17 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.11 Merekam Hasil Pelatihan
Page 18 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
8.12 Mengevaluasi Pelatihan
Page 19 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9 GUI Design and Process Flow
9.1 Main Menu
Page 20 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- Terdapat Button Course,Training Invitation, E-Library, Training Plan, Data Karyawan. Edit
Kompetensi, Evaluasi Pelatihan, IDP Record, Buat IDP
- Poin ambil dari table LMS-tbl_Poin
- Level ambil dari table LMS-tbl_account
- Hyperlink logout akan mengeluarkan user dari akunnya
9.2 Course
(halaman selanjutnya)
Page 21 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- Semua list course (Kode Course – Nama Course) merupakan course yang telah diassign kepada
karyawan dari system LMSnya setelah melewati proses input kompetensi dan berupa hyperlink
yang dapat ditekan user untuk memasuki halaman Detail Course
Page 22 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
- Simbol bell merupakan notifikasi apabila user telah diassign course baru ataupun tugas baru
- Resource (Ebook/Artikel Rekomendasi) merupakan materi bantuan yang telah dipilih oleh
LMS yang sesuai dengan course-course yang user dapatkan untuk memudahkan para user dalam
hal pembelajaran
- Kalender ambil dari table LMS-tbl_jadwalkelas
- Tugas ambil dari table LMS-tbl_penugasan
Page 23 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.3 Detail Course
Note:
- Level ambil dari table LMS-tbl_course
-Estimasi ambil dari table LMS-tbl_course
Page 24 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.4 Evaluasi Course
Page 25 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- Status benar/salah akan digunakan saat proses penilaian dan ambil dari table LMStbl_kuncijawaban
- Jumlah benar dan jumlah salah hanya akan muncul saat proses penilaian dan ambil dari table
LMS-tbl_kuncijawaban
- Saat user mengakses halaman ini maka akan mentrigger stopwatch untuk mengukur waktu
pengerjaan user dan hasilnya akan disimpan di table LMS-tbl_nilai
Page 26 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.5 Form Kompetensi
Note:
- Button “back” jika ditekan akan Kembali ke Main Menu
- Button “submit” jika ditekan akan menyimpan form tersebut ke dalam database
- Button “edit level profisiensi” jika ditekan akan mengakses halaman edit level profisiensi
- Button “edit profisiensi karyawan” jika ditekan akan mengakses halaman edit profisiensi
karyawan
- Dropbox Kode job title ambil dari table LMS-tbl_jobtitle
- Isi kompetensi yand diperlukan ambil dari table LMS-tbl_kamuskompetensi
- Maksimal kuota kelas untuk setiap kompetensi adalah 25
Page 27 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.6 Edit Level Profisiensi
Note:
- Button “import” akan mengimport kamus kompetensi dari file yang berbentuk .xlsx
- Kolom Kode Kompetensi akan di generate oleh sistem apabila file yang diimport tidak
memiliki kode kompetensi
- Search Kode/Nama kompetensi ambil dari table LMS-tbl_kompetensi dan hanya bisa
digunakan apabila sudah melakukan import
Page 28 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.7 Subject & Material
Note:
- Button “hapus sesi” akan menghapus satu sesi (1 baris) yang ada di table tersebut
- Button “tambah sesi” akan menambah satu sesi (1 baris) yang ada di table tersebut
- Button “upload” akan menyimpan form ini ke dalam table LMS-tbl_kompetensi
Page 29 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
- Button “upload materi” akan membuka popup explorer yang dapat digunakan oleh user untuk
melakukan import
-file import berupa .xlsx
9.8 Edit Level Profisiensi Karyawan
- Button “import” akan membuka popup explorer yang dapat digunakan user untuk melakukan
import file yang berbentuk .xlsx dan menyimpannya di table LMS-tbl_karyawan
- Text field “cari” ambil dari table LMS-tbl_karyawan
- Button “exit” akan membalikan halaman ke form kompetensi
Page 30 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.9 Halaman Data Karyawan
Note:
- Button “sinkronisasi” ambil dari table HRIS_table
- Button “save” akan menyimpan hasil editan manual dari user ke dalam table HRIS table
- Text field “cari nama karyawan” ambil dari table HRIS table
Page 31 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.10 Form IDP
Page 32 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- Tabel team members ambil dari table HRIS table
- Text field NIK,Nama,Job Title,Dept ambil dari hasil button select pada table team
- Button select pada table team ambil dari table LMS-tbl_karyawan
- Dropbox periode ambil dari table LMS-tbl_IDPT
- Text field “rekomendasi idp untuk” akan ambil dari hasil button select pada table team
- Form IDP Spesial akan diunhide apabila user menekan button ada di popup pertanyaan
tambahan kompetensi
Page 33 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.11 Training Plan
Note:
- button detail kelas akan membawa user kepada form detail kelas
- button approve dan reject hanya akan muncul apabila user memiliki kelas superior atau lebih
tinggi
- jumlah kelas pada table training plan akan di auto generate oleh LMS sesuai dengan jumlah
peserta yang telah ditetapkan
- submitted by akan ambil dari user yang mengsubmit training plan tersebut
- approved by akan ambil dari user yang melakukan approval dari training plan tersebut
- detail kelas akan membuka halaman form detail kelas
Page 34 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.12 Detail Kelas
Note:
- table dengan kolom nama kelas, tanggal, status, peserta akan secara otomatis digenerate LMS
setelah melalui proses penyusunan IDP
- button tambah peserta dan hapus peserta ambil dari table LMS-tbl_kelaspelatihan
- button tambah peserta dan hapus peserta akan membuka form tambah peserta
- box yang berisi NIK- NAMA – ACCEPT/REJECT merupakan status peserta yang accept atau
reject dari undangan yang telah dikirimkan per kelas tersebut
Page 35 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.13 Tambah Peserta
Note:
- Button back akan membuka halaman training plan
- Button save akan menyimpan konfigurasi ke dalam table LMS-tbl_kelaspelatihan
- Databasenya diambil dari HRIS
Page 36 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.14 Pelatihan Non HR
Note:
- button submit akan menyimpan hasil pengaturan ke dalam table LMS-tbl_kelaspelatihan
- button clear akan mengkosongkan semua isian
- table team members ambil dari table HRIS table
- button cek IDPT akan mengenerate semua text field dan tabel yang ada di Individual
Development Plan Tahunan
- Individual Development Plan Tahunan ambil dari table LMS-tbl_IDPT
- Popup “apakah ada revisi” akan muncul setelah user menekan tombol cek IDPT dan jika user
menekan yam aka form Individual Development Plan Tahunan akan diubah dari read only
menjadi bisa diedit
Page 37 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.15 Form Pengiriman Undangan
Note:
- button reschedule akan merubah form pelatihan dari read only menjadi bisa diedit
- button cancel class akan menghapus kelas yang telah deselect
- button send update akan menyimpan hasil konfigurasi ke dalam table LMS-tbl_kelaspelatihan
- tabel kode kelas, topik, jumlah peserta, dll ambil dari table LMS-tbl_kelaspelatihan
Page 38 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.16 Form Undangan Pelatihan
Note:
- button accept akan menyimpan hasilnya ke dalam table LMS-tbl_undangan
- tabel dengan nama kolom waktu pelaksanaan, nama kelas, topik, trainer, status, ambil dari table
LMS-tbl_kelaspelatihan
Page 39 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.17 Persiapan Kelas Pelatihan
Note:
- button save setting akan menyimpan hasil konfigurasi ke dalam table LMS-tbl_pengaturankelas
- tabel dengan nama kolom waktu pelaksanaan, kode kelas, topik, dll ambil dari table LMStbl_IDP
- button edit akan mengenerate text field kode kelas sesuai dengan pilihan user
- button upload akan menyimpan hasil upload file ke dalam table LMS-tbl_pengaturan kelas
- file upload berupa docx,pdf dengan ukuran maksimal 10mb
Page 40 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.18 Evaluasi Kepuasan
Note:
- button simpan akan menyimpan hasil ke dalam table LMS-tbl_evaluasikepuasan
- button clear akan mereset form evaluasi kepuasan menjadi defaultnya (kosong)
- checkbox di table dengan nama No, pernyataan, dll hanya bisa pilih salah satu saja per nomer
- Evaluasi course merupakan hyperlink yang dapat di klik user untuk mengakses form evaluasi
course
9.19 Form Evaluasi Course (optional)
Page 41 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- button submit akan menyimpan hasil ke dalam table LMS-tbl_jawabanevaluasi
- semua isi soal akan ambil dari table LMS-tbl_soalcourse
Page 42 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.20 Form Penilaian
Page 43 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- dropdown kode kelas ambil dari table LMS-tbl_kelaspelatihan
- isi jawaban ambil dari table LMS-tbl_jawaban
- jumlah benar, jumlah salah, bobot skor, skor, lulus tidak lulus ambil dari table LMStbl_kuncijawaban dan hasilnya akan disimpan di table LMS-tbl_rapor
- tabel peserta ambil dari table LMS-tbl_peserta
9.21 Form IDP Record
- tabel dengan nama kolom kompetensi, level, nilai, lulus/tidak lulus, kategori ambil dari table
LMS-tbl_rapor
- button edit akan merubah isi tabel dari read only menjadi editable
- button submit akan menyimpan hasil perubahan ke dalam table LMS-tbl_IDPrecord
- drop down periode ambil dari table LMS-tbl_IDP
Page 44 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.22 Form Evaluasi Pelatihan
Note:
- drop down periode ambil dari tabel LMS-tbl_IDP
- tabel dengan nama kolom nama kelas, tanggal tercatat, jumlah peserta, topik ambil dari table
LMS-tbl_IDPrecord
- isi dari kolom nama kelas merupakan hyperlink yang dapat ditekan user untuk mengakses
halaman detail evaluasi pelatihan
Page 45 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.23 Detail Evaluasi Pelatihan
Note:
- isi dari form detail evaluasi pelatihan ambil dari table LMS-tbl_IDPrecord
- user hanya bisa memilih salah satu dari radio button pada realisasi perencanaan pelatihan
Page 46 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.24 E-Library
Page 47 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- Button konfigurasi akan membuka halaman konfigurasi E-Library
- Menu discover, top books, new release, games merupakan hyperlink yang dapat dilakukan
interaksi oleh user
- Judul buku dan nama author ambil dari table LMS-tbl_listebook
- Button upload akan membuka halaman upload E-Book
- textfield search akan ambil dari table LMS-tbl_listebook
Page 48 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.25 Konfigurasi E-Library
Note:
- button save akan menyimpan hasil konfigurasi ke dalam table LMS-tbl_pengaturanElibrary
- button hapus akan mengundo/rollback perubahan terakhir
- button upload akan membuka popup window untuk mengupload file-file e-book
- button delete akan menghapus draft e-book yang ada di dalam kotak list
Page 49 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
9.26 Upload E-Book
Page 50 of 51
LEARNING MANAGEMENT SYSTEM
Note:
- hasil dari form upload E-Book akan disimpan di table LMS-tbl_permintaanebook
10 Testing Scenario
Null
11 Hardware and Infrastructure Requirement
Null
12 Glossary of Terms
• HRIS : Human Resource Information System
Page 51 of 51
