1. EERSTE GESPREK
1.1 Formaliteiten
Overloop even met het koppel welke onderdelen in orde dienen gebracht te worden voor ze kunnen
huwen. Hierbij kan je ook vastleggen bij welke van deze onderdelen het koppel jouw hulp wenst in te
roepen.
• Bekendmaking:
o Eerst aan ouders of iedereen tegelijk tijdens een feest?
o Zijn er al kinderen?
o Getuigen reeds gekozen?
o Verwachtingen naar getuigen en andere familieleden?
• Verlovingsfeest.
• Huwelijksaangifte of ondertrouw: gemeentehuis en kerk.
• Notaris: vastleggen van de huwelijkse voorwaarden.
• Naamsveranderingen.
• Vrijgezellenfeest: samen of apart? Wanneer?
• Oefenen: ceremonie, diner, ….
1.2 Behoefteanalyse
• Waarom willen jullie huwen?
• Wie zijn jullie?
o Wat spreekt jullie aan?
o Wat zijn jullie verwachtingen?
o Wat zou jullie grootste teleurstelling kunnen zijn?
o Wat is jullie grootste zorg?
• Belangerijke gegevens van het bruidspaar
o Adresgegevens + emailadres + telefoonnummer;
o Datum van huwen
o (Feestlocatie)
o Interesses, hobby’s;
o Opleidingsniveaus, sociale niveau;
o Nationaliteit;
o Geloof;
o Leeftijd.
1
• Met wie willen jullie zeker jullie droomdag delen?
o Wie wil je allemaal uitnodigen: familie, vrienden, kennissen, collega’s, zakenrelaties,
vrienden van ouders en andere familieleden, ...?
o Hoeveel mensen had je er graag bij gehad? Hoe groot zien jullie het feest?
o Wat zijn de wensen en verwachtingen van jullie ouders?
o Met welke logistieke en financiële beperkingen moeten we rekening houden?
o Is het voor jullie oké dat iedereen de kinderen meebrengt of leg je een
minimumleeftijd op?
o Zijn er mensen die je liever niet wenst uit te nodigen, maar voel je je verplicht?
-> Spreadsheet voor het opstellen van de gastenlijst.
• Welke soort bruiloft wenst het bruidspaar? Welke van onderstaande onderdelen wenst het
koppel te verwerken in hun bruiloft en in welke volgorde (trouwformule)? Bij welke onderdelen
wensen zij de hulp van de weddingplanner?
De verschillende onderdelen van een bruiloft zijn:
o Bekendmaking;
o Verlovingsfeest;
o Ondertrouw (burgerlijk en kerkelijk);
o Vrijgezellenavond;
o (Oefenceremonie);
o (Oefendiner);
o Ophalen bruid door bruidegom;
o Burgerlijk huwelijk;
o Middagmaal;
o Ceremonieel huwelijk:
o Receptie;
o Avondmaal;
o Avondfeest.
Datum
• Waneer zal de bruiloft plaatsvinden? Is er een voorkeur voor een bepaalde maand of dag? Op
welk tijdstip van de dag wil je de verschillende onderdelen van de bruiloft laten plaatsvinden?
o In welk seizoen vindt jullie ideale trouwdag plaats? Wat betekenen de verschillende
seizoenen voor jullie?
o Is er een datum of een cijfer dat voor jullie een speciale betekenis heeft? (Bijvoorbeeld:
de dag dat je elkaar hebt leren kennen, huwelijksverjaardag van ouders of grootouders,
valentijn, ...)
o Staan er op bepaalde data nog andere belangrijke dingen te gebeuren bij jullie of in
jullie familie? (Andere bruiloft, vakantie, examenperiodes, geboorte, verhuis,
familiefeest…)
o Is een bruiloft buiten één van jullie prioriteiten? Zijn er onderdelen van de bruiloft die
jullie buiten willen laten plaatsvinden?
o Is het weer op jullie bruiloft erg belangrijk of eerder nevengeschikt?
o Wensen jullie een vervoermiddel met open dak?
o Wie wil je er zeker bij hebben op jullie bruiloft en zijn deze mensen op
bepaalde dagen/perioden niet beschikbaar?
o Willen jullie meteen na de bruiloft vertrekken op huwelijksreis? Wanneer
kan je hiervoor vrij krijgen op je werk?
2
• Welke locatie wordt er gekozen voor de bruiloft?
o Gebied- stad – locatie
o Wil het bruidspaar alles op één plek of in dezelfde buurt, of geven zij eerder prioriteit aan
speciale Iocaties?
o Wenst het bruidspaar in het gemeentehuis en/of de kerk van de gemeente waar zij
wonen te trouwen?
o Wil het bruidspaar het traditioneel houden (restaurant, thuis of feestzaal) of willen ze iets
helemaal anders? (Want je kan het zo gek niet bedenken of het kan tegenwoordig:
kasteel, ijsbaan, theaterzaal, vuurtoren, museum, dierentuin, boot, bibliotheek, strand,
enz. Moedig je klanten aan om hun verbeelding de vrije loop te laten!)
• Als het bruidspaar thuis of bij de ouders thuis wilt trouwen, stel dan zeker nog volgende bij
komende vragen;
o Als het slecht weer wordt, kan je dan binnen al je gasten kwijt?
o Heb je voldoende toiletten?
o Waar moeten de gasten parkeren?
o Moet er veel gebeuren en kosten gemaakt worden om je tuin of huis geschikt te maken
voor je trouwdag?
o Heb je veel last van insecten in de tuin?
o Hoe modern is je elektriciteitsnet (slaan de stoppen door als je zogezegd twee
koffiemachines tegelijkertijd aanzet)?
o Is er voldoende ruimte in de keuken zodat de cateraar daar uit de voeten kan?
o Heb je voldoende koeling voor de drankjes en de hapjes?
o Hoeveel tijd zal er nodig zijn om alles op te bouwen en af te breken?
o En tot slot: de reden om thuis te trouwen is toch niet financieel? (Want eerlijk is eerlijk,
de kosten van zulk een bruiloftsfeest kunnen ook de pan uitswingen!)
• Hoe wensen je klanten de structuur van de bruiloft verder uit te werken en een persoonlijke
vorm te geven (thema)?
o Hoe zullen de gasten uitgenodigd worden?
o Hoe lang gaan de verschillende onderdelen van de bruiloft duren?
o Hoe wordt het vervoer van de ene naar de andere locatie geregeld?
o Hoe worden de gasten voorzien van eten en drinken? ls er een buffet, zijn er drankjes
beschikbaar? Hoe moet dit geserveerd worden?
o Hoe vaak moeten de gasten voorzien worden van eten en wat is de menu?
o Wat voor muziek wilt het bruidspaar?
Hulpvragen bij bepaling van thema:
1) Hoe zou jij je ideale trouwdag omschrijven?
2) Welk vervoermiddel past het beste bij je beeld van je ideale trouwdag?
• Een grote limousine;
• Een statige Mercedes;
• Een flashy sportwagen;
• Een koets getrokken door paarden;
• Een retrobus;
• Een stoere motor;
• Een heteluchtballon;
• Een helikopter;
3
3) Welke muziek hoor je als je aan je ideale trouwdag denkt?
• Een suite uitgevoerd door een orkest;
• Het gezang van een koor;
• Een vioolkwartet:
• Speelse zigeunermuziek;
• Etherische muziek;
• Moderne songs uit de top tien;
• Het geluid van de zee;
4) Welk eten zie je voor je als je aan je ideale trouwdag denkt?
• Een rij lekkere aperitiefhapjes waar geen einde aan komt
• Een uitgebreid vijfgangenmenu
• Champagne, kaviaar en kreeft
• Een buffet vol desserten en zoetigheden
• Een buffet met gerechten uit verschillende landen
• Verrassende exotische gerechten
• Een uitgebreide picknick
5) Welke commentaar zou jij van je gasten willen horen na je bruiloft?
• In één woord: prachtig!
• Het was overweldigend!
• Bijzonder stijlvol allemaal.
• Het was helemaal ‘jullie’.
• Wat was het ontroerend!
• Het was chic.
• Het was erg bijzonder.
• Zo romantisch!
• Het was erg lekker.
• Jaren geleden dat we ons zo goed geamuseerd hebben!
6) Wat vind je belangrijk en wat vind je niet belangrijk (we zullen prioriteiten moeten stellen)?
• Originele trouwringen
• Een betoverend mooie trouwjurk
• Een huwelijksplechtigheid met een persoonlijke noot
• Een huwelijksplechtigheid die jullie etnische achtergrond weerspiegelt
• Livemuziek tijdens de huwelijksplechtigheid
• Een bijzondere locatie voor de huwelijkplechtigheid
• Een bijondere locatie voor het huwelijksfeest
• Een groots huwelijksfeest
• Een overweldigende bloemenversiering
• Een spetterend dansfeest
• Een receptie met champagne en uitgelezen hapjes
• Een diner met een chic vijfgangenmenu
• Een rijkelijk buffet
• Een uitgebreide fotoreportage
• Een mooie en lekkere bruidstaart
• Een persoonlijk ingevulde trouwdag
• Vervoer
4
7) BUDGET! – specificaties: waarop wil je de nadruk leggen? Naast datum en aantal gasten (on
geveer) heel erg belangrijk om te weten!
8) Nu gaan we uiteindelijk een thema kiezen dat aansluit bij wie jullie zijn, jullie passie, jullie stijl.
Mogelijkheden tot insteek van het thema zijn:
• Hobby’s: sport, literatuur, kermis, ...
• Werk
• Seizoenen
• Feestdagen: valentijn, carnaval, Pasen, Halloween, Kerstmis, ...
• De natuur: strand, zee, water, bloemen, dieren, regenboog, ...
• Sprookjes: Assepoester, Doornroosje, ...
• Favoriete muziekstijl: country & western, rock-n’-roll, disco, jazz, ...
• Films: James Bond, westerns, sciencefiction, Walt Disney, ...
• Historische periode: het oude Egypte, het oude Griekenland, het oude Rome, de mid
deleeuwen, de renaissance, de Franse Revolutie, de jaren twintig, de jaren vijftig, zestig,
zeventig, tachtig, ...
• Landen, culturen: de bestemming van de huwelijksreis, Italië, Hawaï, Frankrijk, het Wilde
Western, Amerika, ...
• Kleuren (elke kleur heeft weer een eigen betekenis)
• En alle mogelijke combinaties
Opdracht voor bruidspaar tegen volgende afspraak:
dingen noteren, collage maken, alles wat hen aanspreekt
(advertenties, menu’s, foto’s, teksten, stofjes, muziek,
...) verzamelen en bijhouden voor het ‘moodboard’,
altijd en overal een notitieblokje bijhebben.
5
2. VERDERE AFSPRAKEN
2.1 Uitwerking van het thema
=> Vertaal het gekozen thema naar alle onderdelen van de bruiloft
2.2 Samenstellen organisatieteam
Wijs mensen aan die gaan helpen bij de organisatie van de bruiloft
(ceremoniespreker, verantwoordelijke catering, mensen van de suite die bijvoorbeeld de stoelen
van de ceremonie klaar zetten,….)
Taak
Verantwoordelijke
Deadline
Opmerkingen
2.3 Algemene planning
1. Retroplanning (een planning van het begin tot het einde).
2. Tijdslijn.
3. ‘Kritieke stappen’ aanduiden.
Locatie + cateraar + muziekband/dj/muzikant + beschikbaarheid locatie ceremoniële viering
-> datum -> uitnodigingen -> bevestigingen -> tafelopstellingen + aantal doorgeven aan
cateraar + leverancier bruidstaart
Trouwjurk -> schoenen, ondergoed, kapsel, make-up, juwelen en andere accessoires.
Pas tot slot de planning aan de specifieke noden van het koppel aan.
2.4 Budget
Een budgetindicatie dient zo snel mogelijk gemaakt te worden.
• Aparte trouwbankrekening;
• Permanent financieel overzicht;
• Betere prijzen onderhandelen;
• Parallel aan verdere exacte planning, budget voortdurend aanvullen met offertes e.d.
=> Spreadsheet (zie aan te passen en in te vullen budgetplanning).
Dit kunnen meerdere spreadsheets zijn die voorrang geven aan verschillende onderdelen van de
bruiloft zodat klanten beter kunnen beslissen.
6
2.5 Gedetailleerde planning
LOCATIE
• Wie kies je voor het voltrekken van het bruiloft? (kerkelijke viering)
• Hoe kan je je huwelijksviering ‘anders’ maken? Teksten en muziek toevoegen, programma
boekjes van huwelijksvieringen van anderen raadplegen (kennissen, internet), verwerking thema
of opmaak van de uitnodiging in het programmaboekje, …
• Huwelijksbeloften en de uitwisseling van de ringen
• Lezingen door familie en vrienden
• Voorleggen programmaboekje aan de geestelijke ter goedkeuring
• Muzikanten boeken voor de muziek tijdens de huwelijksceremonie
• Uitdelen van de programmaboekjes
• Kaartjes ter reservering van de eerste rijen voor de suite
• Kleine taakjes uitdelen aan betrouwbare familieleden en vrienden:
Bijvoorbeeld: vasthouden van het bruidsboeket na het arriveren bij het altaar, het vasthouden
van de eventuele microfoon wanneer bruid en bruidegom met programmaboekjes en ringen in
hun handen staan, de wacht houden bij de cd-speler voor wanneer er iets misloopt, bedankjes
uitdelen na de viering, zakdoekjes uitdelen, …
• Wat strooien bij buitenkomen bruidspaar? (LET OP: Dit met nagevraagd worden ook bij de bev
oegde instanties, want tegenwoordig streng geregelementeerd)
MUZIEK
• Burgerlijk huwelijk: binnenkomen, ondertekenen en buitengaan.
• Middagmaal.
• Huwelijksceremonie:
o Prelude;
o Processie;
o Ceremonie;
o Recessie;
o Postlude.
• Receptie.
• Avondmaal.
• Avondfeest.
7
Hoe wenst het bruidspaar muziek op de verschillende bruiloftsonderdelen te brengen? Er zijn
verschillende mogelijkheden:
• Een a-capellagroep
• Een solozanger
• Een koor
• Een pianosolist
• Piano en zang
• Een orgel (ceremonie)
• Klassieke emsembles
• Een jazzensemble
• Muziek opgenomen op cd e.d.
• Openingsdansen: Koppel, ouders,
schoonouders
KLEDING
De kleding en accessoires die het bruidspaar echt gelukkig zullen maken, is de kleding die echt
bij hen past en waarbij ze zich goed voelen.
• Als tussenpersoon de kledij van bruid- en bruidegom op elkaar afstemmen, zonder dat het koppel elkaars outfit hoeft te aanschouwen voor de grote dag.
• Keuze van de bruidsjurk wordt bepaald door: het seizoen, de plaats en de prijs.
• Vorm en kleur.
• Overzicht bruidsboetieks, designers, internet, kleermakers, …
• Kostuum.
• Kapsels en make-up.
• Ondergoed.
• Schoenen (inlopen!)
8
FOTO’S EN FILM
• Overzicht aanbod;
• Draaiboek voor de fotograaf;
• Vrienden inschakelen om foto’s te nemen op het avondfeest?
• Locatie fotosessie: link met thema?
BLOEMEN
• Link met thema
• Welke bloemstukken wensen jullie te bestellen:
o Accessoires;
o Vervoer;
o Plaats waar bruidegom de bruid komt ophalen;
o Burgerlijk huwelijk;
o Middagmaal;
o Huwelijksceremonie;
o Receptie;
o Avondmaal;
o Avondfeest.
-> Wat met de bloemstukken na het feest?
VERVOER
• Link met thema
• Voor hoeveel mensen?
MENU
• Link thema.
• Wat zijn jullie favoriete restaurants?
• Hebben jullie lievelingsgerechten?
• Wat vinden jullie gasten lekker?
• Zijn er vegetariers?
• Vaste kok of cateraar verbonden aan locatie?
• Specifieke wensen:
o Hapjes:
o De verschillende gangen van het diner
o Bruidstaart
o Andere mogelijkheden naast diner
9
HUWELIJKSREIS
• Link thema.
• Stel je klanten de volgende vragen:
o Wat is de vakantie van jullie dromen ?
o Houden jullie van actieve of net rustgevende vakanties?
o Willen jullie vooral ontspannen of ook eens iets te zien hebben?
o Hoe belangerijk vinden jullie de accommodatie?
o Hoelang hebben jullie vrijaf van je werk ?
o Wat is het budget ?
--> Inschakelen reisagent.
CADEAUS
• Huwelijkslijst: winkels, website of rekeningnummer.
• Cadeaus voor elkaar.
• Cadeaus voor getuigen en andere familieleden en vrienden die een handje hebben geholpen.
• Cadeaus voor de ouders.
• Cadeaus voor de bruidskindjes + cadeaus voor alle gasten (bruiloftsbedankjes).
• Extra attenties voor leveranciers en andere betrokkenen.
3. CONTACT MET LEVERANCIERS
3.1 Locatie
Bij het bezoek van de trouwlocaties (samen met of zonder het bruidspaar) neem je uitvoerig
aantekeningen en foto’s.
Vragen voor de eigenaars/verhuurders:
• De naam van degene met wie je praat en van wie je informatie krijgt.
• Welke ruimtes er beschikbaar zijn op welke data.
• Of er andere festiviteiten in dezelfde ruimtes of aangrenzende ruimtes georganiseerd worden
rond dezelfde dag of periode.
• Een schatting van de kosten en of er extra kosten aan de ruimtes verbonden zijn.
• Of de extra kosten vervallen wanneer je een bepaald bedrag uitgeeft.
• Wat is de totale bezoekerscapaciteit van deze locatie?
• Ben je verplicht om gebruik te maken van de diensten van de vaste cateraar?
• Is er een keuken?
10
• Wat wordt er aangeboden op het gebied van decoratie voor een huwelijksfeest?
• Is het toegestaan zelf de feestelijke aankleding van de locatie te verzorgen?
• Kunnen er op dezelfde dag meerdere evenementen plaatsvinden?
• Hoe belangrijk is het om je tijdens de bruiloft aan de afgesproken uren te houden?
• Vanaf wan neer kunnen de leveranciers terecht? (Bloemen, tafels, catering, decoratie, …)
• Moet alles dezelfde dag nog leeggemaakt worden of mag dit ook de volgende dag?
• Hoeveel vierkante meters beslaat de ruimte(s)? Welke ruimtes zijn er beschikbaar? Hoeveel zit
plaatsen zijn er? Vraag om een plattegrond en/of foto’s van andere evenementen of bruiloften
op deze locatie.
• Hoe groot zijn de tafels?
• Hoeveel zitplaatsen zijn er aan een tafel?
• Waar is de hoofdingang?
• Is er parkeergelegenheid? Wat is de capaciteit van de parking?
• Waar kunnen de gasten hun jassen kwijt?
• Is er een mooie plek om foto’s te maken? Hoeveel bedraagt de huur?
• Regelt de locatie zelf de veiligheid van de gasten? ls er een vaste bewakingsdienst?
• Is het noodzakelijk om bijkomende verzekeringen af te sluiten?
• Zijn er vergunningen nodig om op deze locatie een evenement te organiseren? Zo ja, bij wie
moeten deze vergunningen aangevraagd worden?
• Mogen er tenten worden neergezet op het grasveld?
3.2 Decoratie
• Kan het huwelijk ook voltrokken worden op een andere plaats dan in het gebedshuis (bvb. in de
tuin van het bruidspaar)?
• Wat zijn de kosten en wanneer dienen deze voldaan te zijn?
• Wat zijn de vaste punten van de ceremonie en bij welke onderdelen mag het bruidspaar eigen
inbreng toevoegen?
• Mogen er foto’s getrokken worden? Mag er gefilmd worden?
• Wat zijn de voorwaarden om hier te mogen huwen? Vaak ook besproken bij de ondertrouw.)
• Moet er gebruikgemaakt worden van de huisorganist/vaste muzikanten? Mogen we eigen
muzikanten inschakelen tijdens de ceremonie?
• Zijn er kosten verbonden aan de organist/musici?
• Zijn er regels rond de muziek?
• Hoelang duurt de ceremonie ongeveer?
• Waar mag er overal bloemdecoratie geplaatst worden? Welke bloemen mogen na afloop
meegenomen worden en welke dienen te blijven? Vaak vanzelfsprekend: bloemstukken beves
tigd aan stoelen en ingang kan je niet snel losmaken en blijven dus als geschenk in de kerk.
Altaarstukken e.d. kunnen gemakkelijker meegenomen worden om eventueel de receptie op te
fleuren.
• Welke data en uren zijn nog mogelijk?
• Zijn er andere ceremonies die dag? Zo ja, dan kan je de gegevens vragen van de andere kop
pels/families om eventueel de kosten van de bloemen te delen.
• Kan je ons enkele voorbeeldjes geven van programmaboekjes van huwelijksvieringen die u
goedkeurt?
11
3.3 Vragen aan de muzikanten
• Hebben jullie een voorbeeld CD of kunnen we ergens anders het één en ander beluisteren?
• Hebben jullie al eerder op deze locatie gewerkt?
• Hebben jullie eigen suggesties?
• Wat is de prijs en wat is het tarief voor verlengingen? Wees niet te zuinig voor je muziek, het bep
aalt de sfeer! Doe ook andere tegemoetkomingen om je muzikanten/DJ het naar hun zin te
maken. Laat het koppel hen persoonlijk begroeten en bied hen eten en drank aan.
• Wat is de kledij van de musici?
• Hebben jullie speciale verzoeken/benodigdheden?
• Hebben jullie eigen lichtinstallaties, luidsprekers en andere voorzieningen?
• Als er bepaalde muziekstukken zijn die het koppel zeker in dat bepaald onderdeel van de bruiloft
wenst te zien terugkomen, dient men de muzikanten te vragen of dit stuk/deze stukken door hen
uitvoerbaar zijn.
• Als de muzikanten/DJ nog niet op die bepaalde locatie gespeeld heeft, dient men met hen een
afspraak op de locatie te maken om af te spreken welk materiaal er nog extra nodig zal zijn.
• Hoeveel tijd hebben jullie nodig om op te stellen/voor te bereiden, dus om hoe laat zullen jullie
op de bepaalde locatie zijn?
3.4 Vragen aan de fotograaf
• Kunnen we enkele voorbeelden bekijken?
• Hebt u al eerder de foto’s/film van een bruiloft verzorgd?
• Wat zijn de kosten en wat valt daaronder?
• Heb je reserveapparatuur bij?
• Werk je samen met een videograaf/fotograaf?
• Maakt u ook het album? Wat biedt u aan op dat gebied?
• Wat is uw stijl? (klassiek, journalistieke fotografie, modern, creatief)
• Retoucheert u foto’s/film?
• Wie is de rechtmatige eigenaar van de foto’s/film?
• Werkt u ook tijdens het avondfeest? Tot hoe laat?
3.5 Vragen aan de bloemist
• Heeft u al eens op onze locatie(s) gewerkt?
• Welke bloempotten, verhoogstukken. zijn er ter beschikking?
• Heeft u foto’s van eerdere creaties en feesten?
• Welke gekozen bloemen zijn op dat moment beschikbaar? Stelt u voor dat moment andere bloe
men voor?
• Kan er een voorbeeld gemaakt worden?
• Wat zijn de tarieven? Wat zijn de extra tarieven voor bezorgen, verplaatsen en afbreken?
• Wanneer worden de bloemen naar de verschillende locaties gebracht?
12
3.6 Vragen aan de cateraar:
• Kent u de locatie?
• Welke menu’s stelt u voor?
• Zijn er voorbeeldmenu’s en eventueel foto’s? Zijn er specialiteiten?
• Is er een mogelijkheid tot voorproeven?
• Hoe wordt de prijs samengesteld?
• Kan er ook een bruidstaart door jullie gemaakt worden?
• Hebben jullie eigen personeel? Wat zijn de kosten hiervoor? Wat is hun kleding? • Hoeveel per
soneelsleden zijn er nodig voor dit bepaalde feest?
• Welke materialen brengen jullie mee, voor wat moeten wij zelf zorgen?
• Zorgen jullie ook voor de drank?
3.7 Vragen aan de fotograaf
• Kunnen we enkele voorbeelden bekijken?
• Hebt u al eerder de foto’s/film van een bruiloft verzorgd?
• Wat zijn de kosten en wat valt daaronder?
• Heb je reserveapparatuur bij?
• Werk je samen met een videograaf/fotograaf?
• Maakt u ook het album? Wat biedt u aan op dat gebied?
• Wat is uw stijl? (klassiek, journalistieke fotografie, modern, creatief)
• Retoucheert u foto’s/film?
• Wie is de rechtmatige eigenaar van de foto’s/film?
• Werkt u ook tijdens het avondfeest? Tot hoe laat?
3.8 Vragen aan de bloemist
• Heeft u al eens op onze locatie(s) gewerkt?
• Welke bloempotten, verhoogstukken. zijn er ter beschikking?
• Heeft u foto’s van eerdere creaties en feesten?
• Welke gekozen bloemen zijn op dat moment beschikbaar? Stelt u voor dat moment andere
bloemen voor?
• Kan er een voorbeeld gemaakt worden?
• Wat zijn de tarieven? Wat zijn de extra tarieven voor bezorgen verplaatsen en afbreken?
• Wanneer worden de bloemen naar de verschillende locaties gebracht?
13
4. DRAAIBOEK
Maak met de klanten een eerster ruwe schets van de opbouw, duur, verloop, tijdslijn van de
bruiloft. Naarmate de verschillende onderdelen meer en meer vorm beginnen te krijgen er afspraken worden vastgelegd, kan er een gedetailleerd draaiboek gemaakt worden, zowel van
aanloop als verloop van de bruiloft.
5. CHECKLISTS
Op basis van het draaiboek kunnen de checklists opgemaakt en wekelijks nagekeken worden.
6. RISICO’S
Overloop elke stap en regeling i v.m. deze bruiloft en stel zo de verschillende verbonden risico’s
vast. Vervolgens dek je deze zo veel mogelijk in.
7. VERGUNNINGEN
Zijn alle vergunningen en verzekeringen in orde? (Geluidsvergunning, SABAM Billijke
vergoed-ing) Heeft de zaaluitbater het jaartarief dans betaald? + Tarief tijdelijke activiteit +
Sluitingstijd + Plaatsen van tenten, podia en stellages in openlucht + Schenken en verkopen
van drank + Tapvergunningen.
8. EVALUATIE
Overloop elke stap en regeling i v.m. deze bruiloft en stel zo de verschillende verbonden risico’s
vast. Vervolgens dek je deze zo veel mogelijk in.
• Evaluatie met de klanten: het aantal aanwezige gasten, je eigen gevoel, de reacties die je krijgt
tijdens de bruiloft,
• Was de samenstelling van het organiserende team goed?
• Wat kan een volgende keer beter of efficienter?
• Was de briefing van de klant duidelijk en volledig?
• Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
• Was het draaiboek volledig en duidelijk?
• Leerpunten?
• Was dit een specifieke invulling van een bruiloft (thema, formule, locatie, dat je in de toekomst
vaker zou gebruiken?
• De reacties die je tijdens de bruiloft vernomen hebt.
• De spontane reacties die je na afloop krijgt (via e-mail, bedankjes per telefoon.
• De sfeer tijdens de bruiloft. De mate waarin alles organisatorisch vlot en vloeiend verliep.
• Werden de doelstellingen bereikt? Waarom wel waarom niet?
14
• Wat is goed verlopen? Waarom?
• Wat is slecht verlopen? Waarom en hoe was dat te vermijden?
• Wat kan volgende keer beter of efficienter?
• Sterke dranken.
• Burgerlijke Aansprakelijkheidsverzekering (BA).
• Verplichte verzekering Objectieve Aansprakelijkheid voor gebouwen en inrichtingen die voor
het publiek toegankelijk zijn.
• Verzekering contractuele aansprakelijkheid (Art. 1134 BW).
• Verzekering alle risico’s.
• Brandverzekering
• Ongevallenverzekering.
• Annuleringsverzekering
9. NAZORG
• Afbraak en opberging.
• Binnengekomen facturen controleren: Kloppen alle bedragen? Zijn er onvoorziene kosten
posten? Klopt het drankverbruik? Wat zijn de werkelijke kosten volgens de nacalculaties?
• Opstellen van een financieel eindverslag.
• Bedankbrieven of-kaartjes naar de gasten sturen.
• Bedankbrieven of -kaartjes naar de medewerkers sturen
• Indien nodig een klachtenbrief opstellen
• Andere belangrijke opmerkingen en ervaringen noteren en archiveren.
• Indien nodig schadevergoedingen en verzekeringskwesties afhandelen.
• Het draaiboek bijwerken.
• Coordinatie van retour zenden van gevonden voorwerpen.
• Contact met de fotograaf: foto’s leveren, fotoalbum samenstellen, montage laten maken
• Evaluatie met de klanten/ het aantal aanwezige klanten, je eigen gevoel, de reacties die je krijgt
op de bruiloft
• Was de samenstelling van het organiserens team goed?
• Wat kan een volgende keer beter?
• Was de briefing van de klant duidelijk en volledig?
• Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
• Was het draaiboek duidelijk en volledig?
• Leerpunten?
• Was dit een speciale invulling van een bruiloft die je in de toekomst vaker zou gebruiken?
• De reacties die je vernomen hebt tijdens de bruiloft
• De spontane reacties die je krijgt na afloop (telefoon, email, …)
• De sfeer tijdens de bruiloft
• De mate waarin alles organisatorisch vloeiend en vlot verliep
• Werden de doelstellingen bereikt? Waarom wel/niet?
• Wat is goed verlopen? Waarom?
• Idem voor minder goed
• Hoe was dat ‘minder goed’ te vermijden?
• Wat kan een volgende keer beter?
15